Sonja Wagenbauer-Deffner Steuerberaterin Herrenberg
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Verfahrensdokumentation

Seit nunmehr zwei Jahren sind sie in Kraft, die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD.

Erste Betriebsprüfungen zeigen: Die Finanzverwaltung hat die Revisionssicherheit von Warenwirtschafts- und anderen Vorsystemen, die zeitnahe Aufzeichnung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen und das Vorliegen von Verfahrensdokumentationen zu neuen Prüfungsschwerpunkten erklärt.

Die Betriebsprüfer analysieren Ihre Betriebsabläufe, und führen Systemprüfungen in den Unternehmen durch. Hierzu müssen die erforderlichen Verfahrensdokumentationen und Organisationsunterlagen der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme vorgelegt werden können. Darüber hinaus werden die Protokolle über das Einrichten und programmieren der Datenverarbeitungssysteme verlangt. In jedem Fall werden die digitalen Grundaufzeichnungen aus den Vor- und Nebensystemen gefordert.

Beispielsweise müssen alle elektronisch erstellten Rechnungen im Rahmen von Betriebsprüfungen in digitaler Form vorlegt werden können!

Momentan zeigen die durchgeführten Betriebsprüfungen, dass insbesondere die Programmierprotokolle, die digitalen Grundaufzeichnungen und die erforderlichen Verfahrensdokumentationen bei den Unternehmen jedoch nicht vorliegen. Mit fatalen Folgen:

Konsequenzen bei Fehlen dieser Unterlagen

Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist nicht mehr gewährleistet. Mit der Folge einer formellen Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung. Sicherheitszuschläge von bis zu 10% auf die erklärten Umsätze sind existenzbedrohend für viele Unternehmer.

Verfahrensdokumentationen sind Pflicht

Deshalb ist es unvermeidlich, die Vorgaben des GoBD-Erlasses zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen umzusetzen.

In dieser Dokumentation wird folgendes festgehalten:

Unternehmensbeschreibung: Unternehmen, Rechtsform, Branche

Betriebsdokumentation: Aufbau- und Ablaufbeschreibung, Organigramm, Vertretungsbefugnis, Stellenbeschreibung, bisherige Prüfungen etc.

Anwenderdokumentation: Handhabung, Handbuch bezüglich eingesetzter Datenverarbeitungssysteme.

Technische Systemdokumentation: eingesetzte Datenverarbeitungssysteme, Schnittstellenbeschreibung.

Vorteile einer Verfahrensdokumentation

Losgelöst von den Vorgaben der GoBD empfiehlt es sich dagegen, die Verfahrensdokumentation vorrangig auch im eigenbetrieblichen Interesse zu erstellen.

Insbesondere dann, wenn sich Prozesse ändern, DV-Systeme ersetzt und Migrationen vorgenommen werden oder Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, zeigt sich der Mehrwert einer Verfahrensdokumentation.

Eine entsprechende Verfahrensdokumentation beinhaltet zudem für den Unternehmer/die Unternehmensleitung wichtige Informationen zur Transparenz der internen Verfahren, sowie für das Risiko- und Qualitätsmanagement und erleichtert neuen Mitarbeitern den Einstieg in bestehende Prozesse.

Besonders wichtig bei Nutzung von Registrier- und PC-Kassen

Auch vor dem Hintergrund des neuen Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152) ist es gerade in bargeldintensiven Betrieben von erheblicher Bedeutung Verfahrens-dokumentationen zu erstellen. Das Gesetz hat der Betriebsprüfung ab dem 1.1.2018 die Möglichkeit einer sogenannten Kassen-Nachschau eröffnet.

Hier können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung erscheinen. Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben dem Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen (§ 146b AO).

Damit müssen Steuerpflichtige ab dem 1.1.2018 die Verfahrensdokumentationen zum Einsatz der Registrierkassen sozusagen jederzeit griffbereit haben.

Wir können Sie gerne unterstützen und bieten Ihnen daher die Erstellung der notwendigen Verfahrensdokumentationen für Ihr Unternehmen an.

Ziel:
Sie haben für die erforderlichen Bereiche GoBD-konforme Verfahrensdokumentationen.
Als Zusatzeffekt haben Sie einen „neuen“ Einblick in die aktuellen Prozesse und interne Verfahren Ihres Unternehmens, welche oftmals Einsparpotenziale und Verschlankungen von Arbeitsprozessen eröffnen.

Ablauf:
Gemeinsam erarbeiten wir die notwendigen Inhalte der Verfahrensdokumentationen mit Hilfe von Checklisten.

Nutzen:
Im Falle einer Betriebsprüfung haben Sie die Vorgaben der GoBD hinsichtlich der Verfahrensdokumentation erfüllt.

Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen im Betriebsablauf, bei den Mitarbeitern, Vertretungsbefugnis etc. anzupassen. Das bedeutet, dass die Verfahrensdokumentation nicht einmalig zu erstellen ist, sondern sich mit den Änderungen im Unternehmen ändert und angepasst werden muss. Die Überprüfung der Änderungen kann jeweils jährlich im Rahmen der Bilanzerstellung erfolgen.